Когда PowerPoint недостаточно?

19 апреля 2006. Выпуск №4

Microsoft ® PowerPoint ™ давно стал популярнейшим инструментом бизнес-коммуникации. Это вполне естественно, если учесть его простоту (сам я не прочитал ни одного руководства пользователя и, насколько я помню, ни разу не пользовался справочной системой), а также эффективность: с его помощью можно удобно и наглядно изложить тезисы выступления, продемонстрировать динамику процессов и даже рассказать учебный курс. Но я хочу рассказать о тех случаях, когда возможностей PowerPoint недостаточно для решения коммуникационной задачи.

Если не PowerPoint, то что же?

За начальную точку по шкале возможностей коммуникационных инструментов я возьму обычное живое выступление, которое не сопровождается показом слайдов. Как только возникает необходимость проиллюстрировать свое сообщение фактами, графиками или изображениями  здесь уже без слайдов не обойтись. И, конечно, самое простое  это использовать PowerPoint.

Большими возможностями обладает видео. Здесь вы можете показать процессы и продукты так, как они выглядят и функционируют (или будут выглядеть и функционировать) в жизни. Что, конечно, стоит сотен страниц текста и объяснений.

И, наконец, вершиной эволюции коммуникационных инструментов являются мультимедийные презентации. Это интегрированный продукт, который состоит из текста, графики, анимации, видео и аудио (голоса или музыки). Несмотря на то, что мультимедийные презентации намного мощнее видео, их изготовление и использование стоят в несколько раз дешевле.

Мультимедийные презентации

Ко всем изобразительным возможностям видео у мультимедийных презентаций прибавляются два мощных инструмента  интерактивность и возможность простого обновления информации. Не нужно переснимать фильм или привлекать специалистов, чтобы обновить материал  это можно сделать и самому. Конечно, если об этом заранее позаботился изготовитель презентации.

Нужно также отметить, что в случаях, когда интерактивность не нужна или использовать компьютер для воспроизведения нет возможности, мультимедийная презентация легко конвертируется в видео. При этом все преимущества по стоимости, скорости создания и возможности обновления остаются.Вы можете менять исходный вариант и снова конвертировать его в видео, дополняя и обновляя информацию.

При создании мультимедийных презентаций, как правило, применяются технологии Macromedia Flash " и Apple QuickTime ", что позволяет с легкостью использовать их в Интернет: в отличие от видео, размер мультимедийной презентации намного меньше.

Когда же PowerPoint недостаточно?

По моему энтузиазму нетрудно догадаться, что моя компания занимается как раз созданием мультимедийных презентаций. На основании выполненных нами работ я как раз и хочу рассказать, когда же их стоит использовать.

Условно, все сделанные нами проекты можно разделить на 4 категории:

1. Маркетинговые инструменты  то, что помогает продажам.
2. Public Relations инструменты  создаются для общения с широкой аудиторией.
3. Investor Relations инструменты  используются, когда нужна помощь в разговоре с инвестором.
4. Human Resources инструменты  используются для коммуникации и обучения персонала. В дальнейшем я буду приводить примеры использования мультимедийных презентации для решения задач из этих областей.

Итак, когда же стоит использовать мультимедийные презентации? Первая ситуация классифицируется так: когда нужно привлечь и удержать внимание аудитории.

1. Когда нужно произвести впечатление

Например, на первой встрече с важным заказчиком или партнером. В данном случае речь идет о создании хорошего имиджа.

Сразу перейду к примеру: презентация сети магазинов подарков «Красный куб», маркетинговый/PR инструмент. «Красный куб»  это одна из крупнейших сетей магазинов подарков. Задачей презентации было рассказать о компании владельцам торговых центров, в которых должны располагаться магазины компании, а также ее потенциальным партнерам.

 Загрузить мультимедийную презентацию для компании "Красный Куб" (11 Mb)

Если бы эта презентация была сделана с помощью обычных слайдов, эффект «с этой компанией стоит работать» был бы на порядок меньше. В презентации есть и живая динамика роста, и примеры ассортимента, и способы оформления и магазина  и все это красочно, красиво и удобно. Мультимедийная презентация и подает информацию, и, что немаловажно, передает атмосферу компании  при помощи музыки, иллюстраций и анимации. После ее просмотра остается праздничное настроение, и «Красный куб» воспринимается совсем по-другому. Это ощущение останется у зрителя и после встречи  возможно, презентация будет для него одним из самых ярких событий дня.

2. Когда нужно привлечь и удержать внимание

Аудитория не до такой степени заинтересована информацией, чтобы жадно поглощать ее. Например, вы хотите рассказать о каких-то исключительных особенностях вашего предложения, но нет гарантии, что вас услышат, а, услышав,  поймут и запомнят.

Пример решения этой задачи  презентация новой операционной системы Sun Solaris 10, PR инструмент. Если на доске или на слайдах изобразить рост производительности, словами и терминами описать новые возможности по обеспечению безопасности, совместимости и так далее,  даже если их и увидят, то вряд ли запомнят. Чтобы на эти факты обратили внимание, а информация осталась в памяти участников конференций, мы проиллюстрировали 8 ключевых преимуществ новой ОС очень красивыми анимационными картинами. На них приятно смотреть, а их идея выражает суть улучшений.

 Загрузить мультимедийную презентацию операционной системы Solaris 10 для Sun Microsystems (3 Mb)

3. Когда информации очень много

Когда информации очень много, ее описание в тексте займет несколько страниц, а в PowerPoint презентации  несколько десятков слайдов, так как тезисы все равно нужно раскрыть и объяснить. А что если презентацию будет смотреть человек, который не был лично на встрече? Используя изобразительные возможности мультимедийных презентаций, задача передачи большого объема информации решается без труда. И сопровождать ее показ лично совсем не обязательно.

Хороший пример  презентация LCD мониторов ViewSonic, маркетинговый и обучающий инструмент. Цель презентации  рассказать о том, почему стоит приобретать именно мониторы ViewSonic. Целевая аудитория  руководители и менеджеры отделов продаж дистрибьюторов компании. Расскажите о новых технологиях и их особенностях на словах, используя длинные и странные аббревиатуры,  и у слушателя останется неясное впечатление чего-то сложного, запутанного и туманного. Один раз покажите работу технологии изнутри, и ее продавец сможет объяснить выигрыш от ее использования покупателю, так как сам хорошо понимает, где и в чем ее преимущества.

 Загрузить мультимедийную презентацию ViewSonic (6 Mb)

4. Когда нужно объединить информацию разной природы

Другой случай  когда необходимо соединить воедино большой объем разной информации  видео, текст, анимацию и так далее. Здесь налицо «чистая победа»  ничего другого, кроме мультимедийных презентаций, использовать просто нельзя. Например, в презентации профессионального баскетбольного клуба ЦСКА (маркетинговый и IR инструмент), предназначенной для рекламодателей и спонсоров, в один красивый продукт смонтированы видеоролики, интерактивная демонстрация рекламных возможностей, рассказ о клубе и команде.

 Загрузить мультимедийную презентацию Профессионального баскетбольного клуба ЦСКА (35 Mb)

5. Когда вы хотите передать не только информацию, но и эмоции

Здесь я сразу начну с примера. Агентству безопасности «МиГ» нужно было рассказать о себе своим клиентам и партнерам. Уникальной особенностью агентства является то, что оно использует новейшие технологии для предоставления полного спектра услуг. Как убедить клиента, что это действительно так и что агентству стоит доверять? МиГ просто приглашает потенциального клиента в свой офис. И именно такая «экскурсия» в 90% случаев является основанием для положительного решения доверить обеспечение безопасности компании МиГ. Эта задача была решена путем создания мультимедийного виртуального тура по агентству. Потенциальный клиент может увидеть компанию изнутри  ее людей, оборудование, награды, офис  и убедиться, что она действительно надежный партнер.

 Загрузить мультимедийную презентацию компании МИГ (12,5 Mb)

Другой пример передачи эмоций  это мультимедийные открытки. Обычно они рассылаются через Интернет в качестве поздравления с праздником и служат отличным инструментом для повышения настроения персонала (HR-инструмент), заказчиков и партнеров (PR-инструмент). Первое следствие  улучшение имиджа того, кто позаботился создать такой красивый знак внимания. Вот пример новогодней поздравительной открытки  мультимедийная новогодняя открытка ИЛ «Ксан». Второе следствие: по-настоящему красивую и интересную открытку будут рассылать друзьям и знакомым (так называемый «вирусный маркетинг»), еще более увеличивая охват аудитории. Приведенная выше открытка была разослана 250 VIP-клиентам компании, в результате ее просмотрело 14 000 человек за 2 недели. И это  с нулевыми расходами на рекламу.

6. Когда нужна интерактивность

Напоследок я оставил такую важную особенность мультимедийных презентаций, как интерактивность. Она является настолько важной, что открывает отдельную большую область применения. Например, такую, как тренинги (HR-инструмент). Вы можете не просто интересно и понятно подать информацию, но и проверить, как пользователь ее понял. Или другой вариант  создание интерактивных каталогов, которые помогут пользователю найти нужную информацию. Исследования показывают, что информация намного лучше усваивается, когда пользователь может сам регулировать скорость ее получения и управлять ее потоком, при необходимости повторяя его. К сожалению, мультимедийные тренинги являются внутренней информацией, и показать их в качестве примера невозможно.

Кроме этого, возможно создание мультимедийных Интернет-сайтов, посвященных продвижению продукта, услуги или брэнда. Общаться с таким сайтом намного интереснее, чем с обычным. На нем также могут быть реализованы различные рекламные игры, или размещен виртуальный тур  как в проекте для сети кофеен «Кофемания» (маркетинговый инструмент)  мультимедийный виртуальный тур «Кофемании».

Заключение: все в одном и все к одному

В заключение хочу добавить, что обычно мультимедийная презентация, создаваясь для решения одной задачи, решает сразу несколько. Например, виртуальный тур не просто передает много разной информации, но и обязательно производит впечатление и привлекает внимание.

Учитывая современные мировые тенденции к дискредитированию и падению эффективности массовой рекламы, информационной перенасыщенности и ужесточению конкуренции за ресурсы и потребителей, такие интересные и точно направленные инструменты, как мультимедийные презентации, по нашему мнению и отзывам клиентов, являются наилучшим способом передачи информации и эмоций и установления контакта с целевой аудиторией. Ведь чтобы быть эффективной, презентация должна быть настоящим шедевром дизайна, маркетинга, PR и менеджмента.

Стас Кравец, директор по работе с зарубежными клиентами,
Интернет-лаборатории «Ксан»
Тел: (495) 783-64-53
E-mail:
ksan.ru
www.ksanlab.com